YASAL DEFTERLERİN YAZDIRILMASI VE KAPANIŞ TASDİKLERİNİN YAPILMASI

Yasal Defter Nedir?

Yasal defter, şirketlerin yapmış oldukları işlemleri kaydetmeye yarayan defterlerdir.

Yasal defterler, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi kanunları gibi kanunlarla yasal dayanağı bulunan, aynı kanunlara göre tutulma zorunluluğu bulunan, ticari hayat işlemlerinin kaydedildiği, fiziki olarak saklanması zorunlu olan defterlerdir.

Yasal Defter Türleri Nelerdir?

Yasal defterlere, Türk Ticaret Kanununda Beşinci Kısım başlığı altında yer verilmiştir. TTK’ya göre defterler şöyledir;

• Yevmiye Defteri,
• Defteri Kebir,
• Envanter Defteri,
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
• Pay Defteri,
• Damga Vergisi Defteri,
• Müdürler Kurulu Defteri (Limited Şirketler İçin).

Veri Usul Kanununda ise 182, 197-203 maddeleri arasında yer verilmiştir;

• Yevmiye Defteri,
• Defteri Kebir,
• Envanter Defteri,
• Damga Vergisi Defteri (AŞ’ler için)
• İmalat Defteri (Sınai İşletmeler için)
• İşletme Defteri,
• Çiftçi İşletme Defteri,
• Nakliyat Vergisi Defteri,
• Hasılat Defteri (Yabancı işletmeler için),
• Serbest Meslek Kazanç Defteri.

Yukarıdaki defterlerin her biri ayrı işlemleri kayıt altına aldığı gibi, açılış ve kapanış tasdikleri de farklı işlemlere tabidir.

Yasal Defter Tasdiki Nedir? Nasıl Yapılır?

Yasal defterler, işletme kuruluşu yapıldığı zamanda açılış tasdiki yapıldığı gibi, ara tasdik ya da kapanış tasdikleri yapılır.

• Açılış Tasdikleri

TTK md. 64’e göre; ‘Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.’

TTK’da belirtilen açıklamada açılış işlemlerinde defter tasdiklerini noter yapmaktadır. Bu bilgi uygulamada kısmen doğru, kısmet yanlıştır. Ticaret Odası’na tabi kuruluş işlemlerinde açılış defter tasdikleri ve defterler ilgili ticaret odası tarafından yapılmaktadır. Vergi dairesine tabi açılışlarda ise defter tasdikleri md. 64’de belirtildiği gibi noterler tarafından yapılmaktadır.

Ticaret odasının açılışta vermiş olduğu defterlerin sayfaları yetmezse, gerekli ek tasdik işlemi noterler aracılığı ile yapılmaktadır.

Basit usul vergiye, İşletme Defterine ve Serbest Meslek Defterine tabi mükellefler için defter tasdiki zorunluluğu açılışlarda artık yoktur. Çünkü bu tür defterlerde, mükelleflerin muhasebesel işlemleri Defter Beyan Sisteminde yapılmaktadır.

486 Sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine Göre; ‘Basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 1/1/2018, diğer mükellefler ise 1/1/2019 (serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 1/1/2018) tarihinden itibaren Sistemi kullanmaya başlayacaklardır.’ Açıklamadan da anlaşılacağı üzere bu tür mükellefler için açılış defter tasdik zorunluluğu bulunmamaktadır.

Bunlarla birlikte, yukarıda sayılan defterler, gelecek yıl için yenisi kullanılacak defterler, kullanılacak olan dönemden önceki yıl Aralık Ayı sonuna kadar notere tasdik ettirilmelidir.

• Kapanış Tasdikleri

Kapanış tasdikleri, VUK ve TTK’ya göre farklılık göstermektedir;

VUK’a Göre Kapanış Tasdikleri

Vergi Usul Kanununun Tasdike Tabi Defterler başlıklı 220. maddesinde tasdike tabi defterler; yevmiye ve envanter defterleri, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, nakliyat vergisi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, serbest meslek kazanç defteri olarak belirtilmiştir, VUK md. 197 ila 203’ e göre sınai işletmeler için imalat defteridir. Ayrıca Anonim Şirketler Damga Vergisi Defteri tutmak zorundadır.

VUK’da bu defterlerin kapanış tasdiki ile ilgili herhangi bir yasal zorunluluk yoktur. Fakat uygulamada yaşanan zorluk ve ilerde karşılaşılabilecek olumsuzluğun önüne geçilmek için bu defterlerin tasdik ettirilmesi isteğe bağlı zorunluluktur denilebilir.

TTK’ya Göre Kapanış Tasdikleri

TTK md. 64’e göre tutulması zorunlu defterler; Yevmiye Defteri, Defteri Kebir, Envanter Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, Pay Defteri, Damga Vergisi Defteri, Müdürler Kurulu Defteridir.

TTK’ya göre; defteler, önceki dönemde yapılan işlemleri kesin kayıt altına alırlar. TTK’ya göre bir önceki yılın defteri (Yevmiye, Defteri Kebir, Envanter), izleyen mali dönemde Haziran ayının son gününe kadar yazdırılmalı ve kapanış tasdiki yapılmak zorundadır. Özellikle Yevmiye defteri, haziran ayı son gününe kadar yazdırılarak notere kapanış tasdiki ettirilmek zorundadır.

Yönetim Kurulu Karar Defterleri, Ocak Ayının son gününe kadar notere tasdik ettirilmek zorundadır.

Ayrıca bunların yanında önceki yıldan artan defterler, gelecek yıllarda da kullanılacaksa Ocak Ayı Son gününe kadar yine notere tasdik ettirilmek zorundadır.

• Elektronik İşlemler

Türk Ticaret Kanununun 64 maddesine göre; Defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde noter tasdiki aranmamaktadır. Bununlar birlikte 19 Ekim 2019 tarihli resmi gazetede yayınlanan E-Defter Genel Tebliğine göre TTK 397. Madde uyarınca bağımsız denetime tabi olan işletmeler ve Brüt Satışları 10 Milyon TL ve üzeri olan işletmeler zorunlu E-Fatura ve E-Deftere geçmek zorundadır. Dolayısı ile bu işletmelerde kapanış tasdik işlemleri yapmak zorunlu değildir.

Defter tasdik zorunda olmamakla birlikte bu işletmeler defter ve beratlarını GİB’e bildirmek zorundadırlar. Defter ve berat dosyaları verilecek olan ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar, dönemin son ayına ait defter ve beratlar ise gelir ve kurumlar vergisi beyanlarının verildiği ayın son gününe kadar bildirilmek zorundadır.

Bunların yanında Defter Beyan Sistemi kullanıcı olan işletmeler de anlık kayıt yaparak GİB’e kayıt yapabilmektedirler. Aracı program kullanılıyorsa KDV beyanının son gününe kadar ilgili işlemler GİB’E aktarılacağından ve ilgili işlemler girilmeden KDV beyanı hazırlanamayacak olduğundan, KDV beyanına kadar girilmiş olması gerekir. Ayrıca ekstradan bir şey yapılmasına gerek yoktur. Beyanlar zaten GİB sitesinden yapılmaktadır. Basit usulde ise 3’er aylık dönemler halinde işlemlerin Defter Beyan Sistemine gönderilmiş/girilmiş olması gerekir Örneğin; Ocak-Şubat-Mart işlemleri birlikte girilebilir. E-Serbest Meslek Makbuzu kullanıcısı serbest meslek erbapları da ilgili makbuzlarını GİB’de keseceği için ve KDV beyan dönemine kadar kesilmiş olması gerektiği için ekstra bildirim zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu sistemlerde kayıtlar anlık yapılmaktadır.

Defter Tasdik Ettirmemenin Cezai Yükümlülükleri Nelerdir?

Tasdik ettirme zorunluluğu bulunan yasal defterlerden herhangi birisinin;

• Tasdik işleminin, süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmamış olması Vergi Usul Kanunu’nun 352/II-6. maddesi çerçevesinde ikinci derece usulsüzlük cezasını,
• Tasdik işleminin yaptırılmamış olması (yasal sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilen defterler de tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır) Vergi Usul Kanunu’nun 352/I-8. maddesi çerçevesinde birinci derece usulsüzlük cezasını, bu fiil aynı zamanda re’sen takdir nedeni de sayıldığından cezanın iki kat kesilmesini gerektirmektedir.