TEDİYE (ÖDEME) İŞLEMLERİNİN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ

Tediye (ödeme), para veya başka bir ödeme yöntemi ile ödenmesi (karşı tarafa devri) ile bir borcun kısmen ya da tamamen giderilmesi işlemidir.

Ödeme işleminin işletme açısından düşünülmesi ve işletme açısından yapılacak olan muhasebe işlemleri göz önüne aldığımızda ise; daha önce kaynak elde edilerek, kaynak olarak kayıtlara alınan işlemlerin, alacak olarak kaydedilmesi ile işleme konu olan bağıntının sona ermesi veya azalmasıdır.

Ödeme işlemleri, ödemeye konu olan işlemlerin, belirlendiği tarihte (vadede) yapılmaktadır. Yine peşin olarak düzenlenen bir işlem söz konusu ise ödeme işlemi işlemin gerçekleştiği anda yapılmasıdır. Söz konusu işlemlerde vade söz konusu ise vadesinde muhasebe kayıtları yapılır. Yine söz konusu işlem peşin nitelik taşıyorsa işlemin yapıldığı tarih dikkate alınır.

Unutulmamalıdır ki; peşin kurulmuş bir işlem de olsa vadeli işlem de olsa, ödeme işlemi gerçekleşmediği sürece, ödemeye ilişkin muhasebe kaydı atılamaz.

Türkiye’de hesapların takip edilmesinde ve muhasebesel işlemlerin yapılmasında Tek Düzen Hesap Planı kullanılır. Bu hesap planında ödeme aracı olarak bazı hesaplar belirlenmiştir. Bu hesaplar:

• 100- Kasa Hesabı,
• 101- Alınan Çekler Hesabı,
• 102- Bankalar Hesabı,
• 103- Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri Hesabı (-)
• 121- Alacak Senetleri Hesabı,
• 321- Borç Seneleri Hesabı,
• 329- Diğer Ticari Borçlar Hesabı (Şirket Kredi Kartı).

Bu hesaplardan 101- Alınan Çekler Hesabı başka bir işlemden alınan bir çekin ödeme olarak ciro edilmesi işlemlerinde kullanılırken, 103- Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri (-) hesabı ise bizzat kendi çek keşide edilmesi ile ödeme işlemlerinde kullanılan hesaptır. Yine 121- Alacak Senetleri Hesabı başka bir işlemden alınan bir senedin ödeme olarak ciro edilmesi işlemlerinde kullanılırken, 321- Borç Senetleri Hesabı ise bizzat senet keşide edilmesi ile ödeme işlemlerinde kullanılan hesaptır. 100- Kasa Hesabı elde bulunan nakit rezervler ile yapılan ödeme işlemlerinde kullanılan hesap iken, 102- Bankalar Hesabı da firmanın banka hesaplarında bulunan nakit rezervlerini kapsamaktadır.

Ayrıca tüm bunların yanında halen daha fikir birliği ve kullanım birliğinin bulunmadığı kredi kartı ödeme yöntemi de bulunmakta, son zamanlarda önem kazanmaktadır. Şirket kredi kartları bir kısım meslek mensubu tarafından 329- Diğer Ticari Borçlar hesabı kullanılırken, 336- Diğer Çeşitli Borçlar hesabı kullanılmaktadır. Bu konuya şu şekilde açıklama getirilebilir; Firmalar ticari işletmeler olduğu için ve ödeme işlemleri genellikle ticari gereksinimlerinden dolayı olduğu için şirket kredi kartları 329- Diğer Ticari Borçlar Hesabında takip edilmelidir.

Bu hesapların tümü, aşağıda ayrıştırması yapılan işlemler ve borç yazılan hesaplara karşılık alacak tarafına yazılan hesaplardır.

Yukarıdaki hesapların tamamı alacak yazıldığı için, firmadan varlık çıkışına sebep olabilmekte iken, aşağıdaki işlemler yükümlülük bitişine sebep olmaktadır.

Finansman Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmelerin bazı dönemlerde finansal ihtiyaçları ortaya çıkabilmek veya bir finansal yönetim işlemi sebebi ile bir takım finansman hareketleri yapabilmektedirler. Örneğin; nakit desteği olduğu durumlarda kredi çekebilmekte, bono veya senet çıkarma işlemleri gerçekleştirilebilmektedirler. Dolayısı ile bu işlemler finansman hareketi olarak kabul edilir. Bu işlemler sonucunda da yükümlülükler ortaya çıkmaktadır. Bu işlemlerin ödeme olarak kaydedildiği hesaplar Tek Düzen Hesap Planına göre şöyledir;

• 300- Banka Kredileri Hesabı,
• 301- Finansal Kiralama İşlemlerinden Borçlar Hesabı,
• 303- Uzun Vadeli Kredilerin Anapara Taksitleri veya Faizleri Hesabı,
• 304- Tahvil Anapara, Borç, Taksit ve Faizleri Hesabı,
• 305- Çıkarılmış Bonolar ve Seneler Hesabı,
• 306- Çıkarılmış Diğer Menkul Kıymetler Hesabı,
• 309- Diğer Mali Borçlar Hesabı.

Bu hesapların tamamı finansal işlemleri içinde barındırmaktadır ve bu hesaplara yapılan ödeme kayıtlarında bu hesapların tamamında ilgili işlem borca yazılır.

Satın Alma Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmelerin en büyük hedefi kazanç elde etmektir. Kazanç elde edebilmesi içinde bir takım ticari faaliyetlere girişmesi gerekmektedir. Dolayısı ile bu ticari faaliyetler sonucunda, ham madde malzeme, ticari mal, maddi ve maddi olmayan duran varlık veya üretim yapılması için gerekli olduğu girdilerin alınması ve ilgili süreçlerden geçirilmesi sonucunda satılması kazanç sağlatacak en önemli unsurlar arasındadır. Dolayısı ile bu sayılan satın alma işlemleri sonucunda alınan mal veya hizmetin bir bedeli olmaktadır. Bu bedel firmanın atın alma işlemi karşılığında ödeme yükümlülüğünü doğurmaktadır. Bu işlemlerin takip edildiği hesapların yükümlülük boyutu Tek Düzen Hesap Planına göre şöyledir;

• 243- İştiraklere Sermaye Taahhütleri Hesabı,
• 246- Bağlı Ortaklıklara Sermaye Taahhütleri Hesabı,
• 320- Satıcılar Hesabı,
• 321- Borç Seneleri Hesabı,
• 329- Diğer Ticari Borçlar Hesabı.

Bu hesaplardan 321- Borç Senetleri Hesabı ve 329- Borç Senetleri Hesabı konunun başlarında ödeme aracı olarak verilmişti. Burada da ödeme işlemi kategorisine alınmış olması ödemenin borç ile yapılmış olmasıdır. Yani bir senet keşide ederek ödenen borç bir yükümlülüğü bitirmiş olabilir fakat o senet de artık aynı zamanda bir yükümlülüktür. Senet ödemesi yapıldığında ödeme olarak bu hesabın borcunda kayıt olunur.

Bu hesapların tamamı satın alma işlemlerini içinde barındırmaktadır ve bu hesaplara yapılan ödeme kayıtlarında bu hesapların tamamında ilgili işlem borca yazılır.

Özkaynak Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmelerin, belirli bir dönem sonunda kar elde etmesi ve bu karlarını paydaşlarına dağıtma işlemi bu kategoride değerlendirilmektedir. Dolayısı ile işletme hissedarının alacağı kar payı (temettü), işletme için yükümlülüktür. Bu işlemin takip edildiği hesap Tek Düzen Hesap Planında şöyledir;

• 331- Ortaklara Borçlar Hesabı.

İlgili temettü hesaplamaları yapıldıktan sonra kayıtlara alınan ve gerekli virmanlama işlemleri yapıldıktan sonra en son hissedara ödenecek tutar bu hesaba kaydedilir. Dolayısı ile ödeme işlemi de bu hesap üzerinden yapılır. Ödeme işlemi gerçekleştiği anda bu hesabın borcuna yazılır ve hissedara kar payı ödemesi yapılmış olur.

Personel Bordro Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmeler, faaliyetlerini yürütmek için personel istihdam edebilirler. İstihdamı yapılan personele de yaptığı iş karşılığında ödemeler yapılır. Bu ödemeler yapılırken bazı kesintiler gerekli kurum ve kişilere ödenmek için hesaplarda takip edilir. Dolayısı ile bu istihdam sonucunda ortaya çıkan yükümlülükler Tek Düzen Hesap Planında aşağıdaki hesaplarda takip edilir;

• 335- Personele Borçlar Hesabı,
• 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı,
• 361- Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı,
• 369- Ödenecek Diğer Yasal Yükümlülükler Hesabı.

Bu hesaplardan; personele ödenecek olan net ücret ve asgari geçim indirimi 335- Personele Borçlar Hesabında, kesintisi yapılan vergiler 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabında, ödenecek sosyal güvenlik kesintileri (prim vb.) 361- Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabında ve personelden kesilen Bireysel Emeklilik Sistemi kesintileri de 369- Ödenecek Diğer Yasal Yükümlülükler Hesabında, tahakkuk ettiği anda alacak kaydedilir. Alacak kaydedilen bu işlemler işletmenin yükümlülüğü olur ve ödemek zorundadır. Ödediği anda ise bu hesapların tamamı borç kaydedilir.

Mali Hareketlerden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmeler yaptıkları işlemler sebebiyle beyannameler vermektedir. Tahakkuk eden KDV, Kurumlar vergisi, KDV 2, Geri Kazanım Katılım Payı Vergisi (Gekap (Poşet Vergisi)) gibi vergiler Tek Düzen Hesap Planında aşağıdaki hesaba tahakkuk kaydı yapılır;

• 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı.

İlgili vergi tahakkuk ettiği anda bu hesabın alacağına yazılır ve tahakkuk ettikten sonra firma için yükümlülüktür. Ödenmek zorundadır. Dolayısı ile alacak kaydedilen vergilerin ödemesi yapıldığı anda bu hesap borçlandırılır.

Avans Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

Firma için herhangi bir yükümlülük oluşmadan yapılan ödeme işlemleri ilerde mahsubu yapılmak üzere Tek Düzen Hesap Planına göre aşağıdaki hesaplarda takip edilir;

• 159- Verilen Sipariş Avansları Hesabı,
• 195- İş Avansları Hesabı,
• 196- Personel Avansları Hesabı,
• 259- Verilen Avanslar Hesabı.

Bu avans hesapları ödeme işlemi gerçekleştiği anda borç kaydedilir. Avansın türüne göre ilgili hesaptan ilerleyen dönemlerde mahsup edilir. Örneğin; personele hak etmemesine rağmen yapılan ödeme bir personel avansıdır ve 196- Personel Avansları Hesabında takip edilir. İlgili personel maaş hak ettiği zaman hak ettiği maaşı 335- Personele Borçlar Hesabına kaydedilir. Personele borçlar hesabına kaydedilen maaşı daha önce aldığı ödemesi olan 196- Personele Avanslar hesabına mahsup edilerek kalan tutar maaş ödemesi olarak yapılır.

İlgili avans hesabı ilgili hesabı ile mahsubu yapılırken avans hesapları alacağa, ilgili karşı hesap borca yazılır ve mahsuplaştırma işlemi yapılmış olur.

Herhangi bir yükümlülük olmadan yapılan ödemelerin tamamı avans ödemesidir. Yukarıdaki ilgili hesaplardan birine kaydedilmelidir.

Depozito ve Teminat Hareketlerinden Kaynaklanan Ödeme İşlemleri

İşletmeler yapacakları işlemler için ön ödeme yani depozito alıp verebilmektedirler. İşletme tedarik edeceği mal veya hizmet karşılığında ön ödeme yapıyor ise verilen depozito, yapacak olduğu mal veya hizmet satışına ilişkin bir ön ödeme alıyor ise bu da alınan depozitodur.

Tek Düzen Hesap Planında verilen depozitolar şu hesaplarda takip edilir;

• 126- Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı,
• 226- Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı (uzun vadeli, 1 yıldan fazla).

Tek Düzen Hesap Planında alınan depozitolar şu hesaplarda takip edilir;

• 326- Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı,
• 426- Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı (uzun vadeli, 1 yıldan fazla).

Verilen depozitolar ödeme işlemini, alınan depozitolar da tahsilat işlemlerinin konusudur. Verilen depozitolar borç olarak, alınan depozitolar ise alacak olarak muhasebe kayıtlarına alınır.